Wir verbringen mit den meisten Aufgaben zu viel Zeit
Das Parkinsonsche Gesetz.
Jede:r kennt das: Wenn wir zwei Tage Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen, dann brauchen wir auch genau diese zwei Tage – selbst wenn wir sie in der Hälfte der Zeit schaffen könnten.
Stellt sich heraus das Ganze hat einen Namen. Ich zitiere Wikipedia:
Am bekanntesten ist das Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum, erstmals veröffentlicht 1955.[1] Es lautet:
“Work expands so as to fill the time available for its completion.”
– und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.[2] Als Beispiel wird eine ältere Dame angeführt, die einen halben Tag dafür braucht, ihrer Nichte eine Postkarte zu schicken (Postkartenauswahl, Brillen- und Adressensuche, Textverfassung, Entscheidung, ob für den Weg zum Briefkasten ein Schirm mitzunehmen ist). Den Kontrast bildet der vielbeschäftigte Mann, der die gleiche Aufgabe in drei Minuten an seinem Schreibtisch erledigt.
Als motivierende Tendenz gibt Parkinson zwei weitere Lehrsätze an, die in vielen Büros der Welt Gültigkeit haben:
Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.
Angestellte schaffen sich gegenseitig Arbeit.
Mein Ansatz:
Möglichst viel in möglichst wenig Zeit bewirken
Ich will meine Zeit bewusst einsetzen und nicht unnötig in Aufgaben versinken.
Deshalb versuche ich, gegen diese menschliche Tendenz anzukämpfen.
Was mir hilft:
Pomodoro-Technik: Kurze, fokussierte Arbeitsphasen mit Pausen dazwischen.
Timeblocking: Ich plane meine Zeit im Voraus in festen Blöcken.
Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel): 80 % des Ergebnisses entstehen in 20 % der Zeit. Die restlichen 80 % der Zeit bringen oft nur minimale Verbesserungen.
Opportunitätskosten: Jede Stunde, die ich in A investiere, kann ich nicht für B nutzen.
Ein Beispiel aus meiner Arbeit
Angenommen, ein perfekter Artikel würde mich 5 Tage kosten.
Laut Pareto-Prinzip könnte ich bereits in 1 Tag eine Version mit 80 % Qualität schreiben.
Die restlichen 20 % Qualität kosten mich dann 4 zusätzliche Tage.
Aber diese vier Tage haben nicht nur Zeit gekostet – sondern auch andere Möglichkeiten (= Opportunitätskosten).
In dieser Zeit hätte ich vier weitere Artikel schreiben, Freund:innen treffen oder im Wald spazieren gehen können.
Die entscheidende Frage ist also: Ist das letzte bisschen Perfektion den enormen Mehraufwand wert? Oft lautet die Antwort: Nein.